اختيار النظم المتكاملة في المكتبات

سارت اتجاهات التحسيب في المكتبات ومراكز المعلومات- خاصة في نهاية الثمانينيات- نحو النظم الآلية الجاهزة تجنباً للكثير من المشاكل التي ارتبطت مع النظم المصممة محلياً. إلا أن تبني النظم الآلية الجاهزة لايعني إلغاء مرحلة التخطيط لاختيار النظام المتكامل المناسب للمكتبة أو مركز المعلومات بل على العكس من ذلك فمرحلة التخطيط أصبحت أكثر أهمية وذلك انه في حال اقتناء نظام غير مناسب فلن يصبح في مقدور المكتبة التراجع أو حتى التعديل الجذري في النظام ليتوافق واحتياجات المكتبة.

وينبغي أن يسبق اختيار أي نظام متكامل إعداد دراسة وافية تبين جدوى النظام المقترح لعرضه على الإدارة التي تتبعها المكتبة. حيث تتضمن تلك الدراسة التعرف على الاحتياجات والدوافع التي تبرر تبني هذا النظام، والموارد اللازمة لتنفيذ المشروع من إمكانات مادية وقوى بشرية، وبرمجة زمنية للتنفيذ. كما ينبغي أيضا من خلال هذه المرحلة التعرف على إمكانيات النظام الحالي للمكتبة، والتعرف على الأنظمة المتكاملة المطبقة في مكتبات مناظرة لتلك المكتبة و على طبيعة وتكلفة أنظمة المعلومات المتوافرة، والأجهزة والبرامج اللازمة، وعمليات الصيانة التي تتطلبها

ومن اجل ضمان نجاح اختيار النظام المتكامل للمكتبات ينبغي الالتزام بمجموعة من المبادئ حددها مانيفولد

فيما ثلاث مبادئ أساسية: أولا: التركيز على السياق المؤسساتي، أي أن تكون عملية اختيار النظام جزءاً من عملية مستمرة اكبر خاصة بالتغيير التنظيمي، تشمل مختلف قطاعات المؤسسة والمؤسسة ألام التي تشكل المكتبة جزء منها. ويمكن للتركيز على عملية اختيار النظام دون وضع السياق العام في الحسبان أن يسفر عن نظام قابل للعمل، إلا انه بالمقابل فاشل بوجه عام في تلبية احتياجات المؤسسة ككل. ثانيا: تفضيل العائد طويل الأمد على العائد قصير الأمد، وهذا الأساس يركز على أهمية أن ينصب التركيز في جميع مراحل عملية الاختيار على المدى الطويل لا على المدى القصير. ونظراً لقصر دورة الحياة المثالية للنظم لدواعي الميزانية أو لدواع أخرى فانه من الأفضل اختيار النظام الأكثر قابلية من غيره لمواصلة التطور وبمعدل مناسب في الاتجاهات التي تلائم المكتبة أو مركز المعلومات.

أما الأساس الثالث فهو مشاركة العاملين والمستفيدين في جميع مراحل العملية، فينبغي أن يكون للعاملين بالمكتبة دورهم الكامل في عملية الاختيار من البداية حتى النهاية لكي يستجيبوا على نحو أفضل للمشاركة في تحمل مسؤولية تهيئة النظام للعمل بشكل ملائم.

و تحدد مراحل التخطيط لاختيار النظم المتكاملة في سبعة مراحل أساسية وهي:

1- مرحلة تحديد الأهداف: ويقصد بالأهداف هنا تحديد ما هو متوقع الحصول عليه من نتائج قابلة للقياس والتحقيق.

2- مرحلة المطابقة والتوافق: وهي مرحلة المقارنة والتوافق بين الوظائف والأنشطة المطلوب تحسينها. وما يمكن أن يقدمه النظام المتكامل لإنجاز هذه الوظائف بالكفاءة المطلوبة.

3- مرحلة الاختيار والانتقاء: أي الانتقاء من بين النظم المتكاملة المرشحة نظماً مناسبة.

4- مرحلة المسوحات والدراسات: وتشتمل دراسة أدبيات النظم وأدلتها التوثيقية والإرشادية ومتابعة ما يكتب عنها في الدوريات المتخصصة وغير ذلك من اتصالات أو زيارات ميدانية للشركات والمعارض لغرض الاطلاع والمتابعة.

5- مرحلة المقارنة: ويقصد بها مقارنة ما تم جمعه من معلومات من خلال مرحلة المسوحات وما هو موثق في أدلة النظم ذاتها بغرض التعرف على كفاءة النظام وإمكاناته وقدراته وتكاليفه.

6- مرحلة اتخاذ القرار: أي اتخاذ القرار باختيار الأفضل والأنسب من بين النظم المعروضة ومفاتحة الشركة واعداد العقود المطلوبة.

7- مرحلة الشروع بالتنفيذ: ويرتبط بمرحلة الشروع بالتنفيذ هذه تقييم النظام وأداءه بعد فترة مناسبة وتكون عادة ثلاثة إلى ستة اشهر، وتعرف عادة بمرحلة الاختبار. وذلك للتأكد من سلامة العمل والوقوف على أية مستجدات غير متوقعة ومن ثم إيجاد الحلول المناسبة لها.

أما رندة إبراهيم[5] فترى أن الطريقة الصحيحة والسليمة لاختيار نظام متكامل لابد أن تمر خلال ثلاث مراحل:

المرحلة الأولى:

1- تحليل المتطلبات والوظائف الحالية.

2- تعريف الأهداف وتحديدها.

3- إعداد المواصفات والمعايير.

4- مسح السوق Market Survey وتجميع البيانات.

5- تقييم البدائل المتاحة.

6-تحديد الأسعار أو عروض الأسعار.

المرحلة الثانية:

1- إعداد طلبات العروض.

2- تقييم الاستجابات.

3- اختيار النظام.