تجربة التكشيف الآلي للدوريات العربية
 بمكتبة كلية الدعوة الإسلامية

(طرابلس ، ليبيا)

                محمد أحمد المصراتي

الجهاز المركزى للبحوث ، مكتبة إدارة التصميم

(طرابلس – ليبيا)

مستخلص

تتناول الدراسة تجربة التكشيف الآلي في مكتبة كلية الدعوة الإسلامية من حيث محتوى العناصر الببليوغرافية المتعلقة بالدوريات المكشفة واستيعابها كل العناصر الببليوغرافية الخاصة بالمواد المنشورة في تلك الدوريات، وإمكانية استرجاع هذه العناصر بسهولة ويسر مهما اختلفت استفسارات المستفيدين المرجعية لها. كما تتناول الدراسة الدواعي التي أدت إلى تنفيذ هذه التجربة، والطرق المتبعة في التكشيف، وأوعية المعلومات المكشفة، وتركز الدراسة على بعض المعوقات التي واجهت هذه التجربة، والخروج بنتائج وتوصيات تساعد على إثراء التجربة وتطويرها.

نبذة مختصرة عن مكتبة كلية الدعوة الإسلامية

تم إنشاء مكتبة كلية الدعوة الإسلامية مع إنشاء الكلية، وتطورت بشكل سريع حتى وصل عدد مقتنياتها في الوقت الحاضر إلى أكثر من 60.000 (ستون ألف) عنوان تقع في حوالي 180.000 مجلداً، في مختلف فروع العلم والمعرفة خصوصاً ذات العلاقة بمهام وأهداف الكلية.

وقد صمم مبنى الكلية وفق أحدث ما توصل إليه فن المعمار الهندسي، وهو يضم ثلاثة طوابق مقسمة إلى مكاتب وقاعات للمطالعة وأماكن لخدمات القراء والمستفيدين وقاعة اجتماعات وندوات وغيرها من اللقاءات الأخرى . أما فيما يخص القاعات فقد وزعت على النحو التالي:

§     قاعة رقم (1) تضم المعارف العامة، الفلسفة والعلوم المتعلقة بها، الديانات، والعلوم الاجتماعية.

§     قاعة رقم (2) تضم اللغات، العلوم البحتة والتطبيقية، الفنون، الآداب، التاريخ والجغرافيا والسير.

§     قاعة رقم (3) تضم الدوريات، الرسائل الجامعية، والكتب الأجنبية.

§     قاعة رقم (4) خاصة بالمراجع العربية.

§     قاعة المطالعة الحرة.

 أقسام المكتبة:-

 قسم الاقتناء والتزويد:

تتمثل وظيفة هذا القسم في إمداد المكتبة بما تحتاج إليه في الوقت الحالي والمستقبل من أوعية ومصادر المعلومات المختلفة التي تلبي احتياجات المستفيدين والمجتمع العلمي بالكلية وغيرها من المؤسسات العلمية الأخرى. ويتم التعاون في هذا المجال بين العاملين بالمكتبة والمستفيدين من الخدمات المكتبية، ويتكفل العاملون بقسم الاقتناء والتزويد بتوفير الأدوات اللازمة التي ترصد حركة الإنتاج الفكري والنشر على المستوى العربي والدولي للمساعدة في عملية اختيار ما يراه هؤلاء مناسباً للمكتبة عن طريق الشراء والتبادل والإهداء.

 قسم الإجراءات الفنية:

 يقوم هذا القسم بإعداد وتجهيز وتنظيم المواد المكتبية لتكون في متناول المستفيدين والقراء وتشمل هذه العملية الفهرسة والتصنيف والتكشيف والاستخلاص، وإعداد الوراقيات (الببليوغرافيات) وغيرها مما يساعد على تقديم خدمات معلومات فعالة للمستفيدين ورواد المكتبة.

قسم الخدمات المكتبية:-

والمكتبة هي أكثر الأقسام اتصالاً وتعاملاً مع المستفيدين والمترددين عليها لأغراض الإطلاع والحصول على المعلومات المختلفة أو لأغراض إعارة المواد المعلوماتية داخل المكتبة أو لغرض المطالعة الحرة في القاعات المخصصة لذلك وتقوم المكتبة بتقديم خدمات المعلومات التالية:

خدمات التكشيف:

تقدم المكتبة التكشيف للدوريات العربية الموجودة بها، حيث تتبع في خدماتها التكشيف الآلي لمقتنياتها من الدوريات العربية، وتحديداً تقدم نظام التكشيف الآلي للكلمات الدالة في السياق.

كما تقدم المكتبة خدمات الإحاطة الجارية للكتب، كما تقوم بعملية البث الانتقائي للمعلومات، ومن الخدمات التي تقدمها المكتبة خدمات المراجع والإرشاد: ويدخل تحت هذه الخدمات كل ما من شأنه مساعدة المستفيد أو القارئ في تحقيق أقصى ما يمكن من استثمار للمواد المتوفرة في المكتبة لخدمة المستفيدين، ومن هذه الخدمات أيضاً خدمة الرد على استفسارات القراء وتقديم ما يحتاجون إليه من معلومات عاجلة وسريعة.

 خدمات الإعارة:-

وتتمثل هذه الخدمات في القيام بإجراءات الإعارة للمواد المكتبية المسموح بإعارتها وفقاً للائحة الإعارة المعمول بها حالياً (لا يسمح بإعارة الكتب خارج المكتبة) .

خدمات التصوير:-

تعتبر هذه الخدمات في بعض الأحيان بديلاً جزئياً عن الإعارة وخاصة المواد التي لا يسمح بإعارتها خارج المكتبة. وتوفر المكتبة آلات تصوير في مواقع معينة لتمكين المستفيدين من تصوير ما يحتاجون إليه، ويقتصر التصوير على ما يأتي:-

1-   مقتنيات المكتبة من كتب ودوريات وغيرها مما يسمح بتصويره.

2-   الاقتصاد في عملية التصوير قدر الإمكان حيث إنها عملية مكلفة اقتصادياً.

3- عدم الضرر بحقوق المؤلفين والناشرين حيث لا يسمح بتصوير الكتب كاملة  مما يترتب عليه مسؤولية تتعلق بقوانين حماية حقوق النشر والملكية الفكرية وطنياً وقومياً ودولياً.

 خدمات الإنترنت:- 

تتوفر خدمات البحث في شبكة المعلومات الدولية (الإنترنت) داخل المكتبة، ويمكن للمستفيد أن يبحث بنفسه أو الاستعانة بمختص خدمة الإنترنت الموجود. وتقدم هذه الخدمة مجاناً لكافة المستفيدين.

قسم الميكنة والمعلومات الإلكترونية:-

يختص هذا القسم بكل ما له علاقة باستخدام ما من شأنه الحصول على المعلومات من الوسائط الإلكترونية المتوفرة بالمكتبة الإلكترونية والوسائل السمعية البصرية، كما يختص هذا القسم بتصميم وتحديث قواعد البيانات الخاصة باستخدام المكتبة، وصيانة الأجهزة الموجودة بالمكتبة ، وأي خدمات أخرى لها علاقة بذلك.

قسم المخطوطات والكتب النادرة:-

ويضم هذا القسم المخطوطات المتوفرة في المكتبة في شكلها الأصلي أو على وسائط أخرى مثل الأشكال المصغرة، وأجهزة قراءة الأشكال المصغرة وغيرها مما له علاقة بالمخطوطات مثل الصيانة والترميم والحفظ والاسترجاع،  وقد بلغ عدد المخطوطات في شكلها الأصلي ما بين عربية وفارسية حوالي (450) مخطوط، وما يقرب من (4600) مخطوط مصور.

قسم النشر والطباعة والمعارض:-

ويختص هذا القسم بطباعة ونشر الكتيبات والأدلة وغيرها من المواد التي تساعد على نشر الثقافة والمعلومات التي تساعد المكتبة على أداء رسالتها وعملها على الوجه المطلوب، وتنظم معارض الكتب والمعارض الثقافية. ويمكن لهذا القسم المساعدة في عملية طباعة ونشر المنشورات العلمية وغيرها التي تنشرها كلية الدعوة الإسلامية،  وكذلك المشاركة في معارض الكتب المحلية والعربية والدولية، كما يتولى حالياً الإشراف الفني على مجلة الكلية.

وحدة التجليد والصيانة والترميم:

وتقوم بتجليد المواد المكتبية من كتب ودوريات وغيرها، وصيانة وترميم ما يحتاج منها إلى ذلك.

استخدام الفهرس:-

يمكن العثور على موقع المواد المكتبية المتوفرة بالمكتبة من خلال استخدام الفهرس البطاقي الموجود عند مدخل قاعات الكتب والمطالعة عن طريق البحث تحت اسم المؤلف، أو العنوان، أو الموضوع، والفهرس مرتب ترتيباً هجائياًً.

الفهرس المقروء آلياً:-

يحتوي على جميع الكتب المخزنة في الحاسوب تحت منظومة (سي دي أس)          ((cds/isis، ويمكن البحث في هذا الفهرس عن طريق المؤلف، أو العنوان، أو الموضـوع، ويمكن الـربط بين هذه العنـاصر مجتمعـة باستخدام أدوات الـربط (و، أو، ليس) أيضاً.

 المكتبة الإلكترونية:-

وقد تم إنشاؤها حديثاً، وهي مكتبة متكاملة تضم عدداً كبيراً من الأقراص المكتنزة ((CD -ROM  وتحتوي على حوالي 65.000 مجلد في مختلف فروع المعرفة من موسوعات ومعاجم وغيرها، ويمكن للمستفيد الحصول على نسخة ورقية من المعلومات التي يحتاج إليها.

نبذة عن قسم الدوريات :

تأسس قسم الدوريات بمكتبة كلية الدعوة الإسلامية مع تأسيس المكتبة في سنة 1974، ونال القسم نصيباً وافراً من الدوريات العربية بعضها عن طريق الشراء وبعضها عن طريق الاشتراك في الدوريات في مجالات مختلفة، حتى أصبح يضم ما يزيد على 220 دورية.

ثم توقف التزويد بهذا القسم بشكل ملحوظ، اللهم إلا بعض الدوريات التي يتم إهداؤها إلى المكتبة. ويحتل مجال العلوم الإنسانية الجانب الأكبر من هذه الدوريات وهذا راجع إلى تخصص المكتبة.

أهمية التجربة:-

تأتي أهمية التجربة من أهمية التكشيف أولاً، ومن أهمية تجربة مكتبة كلية الدعوة الإسلامية ثانياً، وتعد هذه التجربة واحدة من التجارب الرائدة في الجماهيرية العربية الليبية الشعبية الاشتراكية العظمى في مجال التكشيف الآلي للدوريات العربية الموجودة في المكتبات الليبية، وتستحق هذه التجربة الدراسة والتحليل لأنها تجربة فريدة من نوعها داخل الجماهيرية، حيث غطت كل البحوث المنشورة في الدوريات العربية الموجودة بالمكتبة، وهو الجانب الذي يفتقر كثيراً إلى مثل هذا النوع من الكشافات، ونحن أحوج ما نكون إليه، حيث لم نتمكن بعد من  مجاراة ما توصلت إليه كشافات الدوريات الأجنبية من تغطية وشمول وسرعة في الإنجاز. وأن ما يتحقق في هذا المجال من التكشيف الآلي يجب الوقوف عنده بالدراسة والتحليل لتطويره، لأن المنجز في هذا المجال قليل جداً.

ونذكر هنا بعض فوائد عملية التكشيف والمتمثلة في:-

1-   أنها تقدم كماً هائلاً من المعلومات الجديدة عن عدد كبير من مصادر المعلومات وفي مجالات مختلفة.

2-   أنها تعد حلقة اتصال بين الباحث ومصادر المعلومات.

3-   أنها تقلل الجهد والزمن المبذول لاسترجاع المعلومات من مصادرها الأصلية.

4-   أنها أداة سهلة تجيب عن العديد من أسئلة المستفيدين.

5-   أنها تعرٌف الباحث المجالات الموضوعية لتخصصه.

6-   أنها تساهم في عملية التقييم وتسهٌل اختيار أوعية المعلومات.

نبذة مختصرة عن نظام CDS/ISIS

يعد نظام  CDS/ISIS من أوسع أنظمة البرمجيات الجاهزة انتشارا، ويرجع ذلك إلى  استخدام النظام في عدد كبير من دول العالم وبمختلف اللغات ومنها العربية، فهو نظاماً لتخزين واسترجاع المعلومات، صمم خصيصاً لإدارة قواعد البيانات النصية، وينتمي هذا النظام إلى عائلة Integrated set of Information systems (ISIS) المطور من قبل منظمة العمل الدولية، ثم أعيد تطويره من المركز الدولي لبحوث التنمية في كندا ليعمل على الأجهزة الكبيرة، ليصدر عنه نظام minisis  ، ثم أعيد تطويره من قبل اليونسكو ليصبح يعمل على الأجهزة الصغيرة من نوع IBM  والأنواع المتطابقة معها ليصدر عن نظام خدمات التوثيق المحوسبة(CDS) computerized documentation services ، وتولى مركز التوثيق والمعلومات في جامعة الدول العربية تعريب النظام وتوزيعه، حيث صدرت الطبعة الأولى من هذا النظام سنة 1985 وكانت بثلاث لغات (الإنجليزية، والفرنسية، والأسبانية) ثم توالت صدور طبعات النظام بعدة لغات، وتحديث هذه الطبعات باستمرار، فكان أخرها الطبعة 3.071 والتي تعمل على بيئة النوافد windows.

يسمح النظام  ببناء وإدارة قواعد بيانات نصية، أي إن هيكلها الرئيسي مكون من النصوص، وهذه القواعد المستخدمة في النظام عبارة عن ملف لبيانات مترابطة، تم تجميعها لتلبي احتياجات جماعة المستفيدين، وقد تكون عبارة عن ملف بسيط للعناوين، والمؤلفين، أو ملف كبير كفهرس المكتبة.

يتم تخزين البيانات في حقول، يخصص لكل حقل رقم عددي يدل على محتوى الحقل يسمى ميزة الحقل الذي يتعرف النظام بواسطته على الحقل ، والمحتويات التي يشتملها، فالنظام لا يعرف حقل العنوان أو الناشر، وإنما يتعرف على مميز هذه الحقول وهي الأرقام التي أعطيت له مثال العنوان 200. ومجموعة الحقول التي تحتوي عناصر البيانات لوحدة من كتاب أو دورية تسمى تسجيلة، وكل تسجيلة تحمل رقماً خاص بها يميزها عن غيرها من التسجيلات، ويحدد تلقائياً من قبل النظام ويسمى رقم الملف الرئيسي master file number ويرمز له بالرمز (رمر) أو (mfn).

وظائف النظام

يمتاز هذا النظام بعدد من الوظائف منها:-

- إنشاء قواعد بيانات تحتوي على عناصر البيانات المطلوبة حسب رغبة المستفيد.

- يمكن إدخال تسجيلات في قاعدة بيانات مبنية، وكذلك تحديث أو تعديل أو حذف بيانات من تسجيلة موجودة.

- استرجاع البيانات بواسطة محتوياتها وذلك باستخدام لغة بحث متطورة (المنطق البولي).

- عرض التسجيلات أو جزء منها، حسب الرغبة.

- فرز السجلات في أي ترتيب سواء هجائي أو رقمي حسب الحاجة.

- طباعة التسجيلات كاملة أو طباعة جزء منها.

- سهولة تبادل البيانات مع المكتبات ومراكز المعلومات الأخرى.

- تطوير تطبيقات متخصصة باستخدام خدمات البرمجة المتقدمة والمتوفرة في هذا النظام.

  مميزات النظام :

يمتاز نظام cds/isis بعدد من الميزات يمكن إجمالها في النقاط التالية:

§  مرونة النظام، ومناسبته لمختلف الإجراءات والعمليات في المكتبات ومراكز المعلومات، فهو يعمل بطريقة سهلة توفر الكثير من جهد ووقت المكتبي، خاصة وأن تطبيقات النظام تغطي جميع الاحتياجات الخاصة بالمكتبة، حيث يمكن بناء قواعد البيانات حسب حاجة كل قسم من أقسام المكتبة.

§     إمكانية تعامل النظام مع أكثر من لغة سواء داخل القاعدة، أو داخل التسجيلة، أو داخل الحقل.

§  سهولة نقل البيانات من قواعد مبنية على هذا النظام إلى قواعد بيانات مبنية على نظام أخر شريطة أن يكون ذلك النظام ملتزم بالمواصفات الدولية ISO 2907 المواصفة العربية 668 لتراسل البيانات.

§  يقوم بدعم النظام وتطويره وتعديله، مؤسستان كبيرتان هما اليونسكو ومركز التوثيق والمعلومات في جامعة الدول العربية، وهذا يضمن للنظام الاستمرارية من جهة والكفاءة العالية وثقة المستخدمين من جهة ثانية.

§  الإنشاء الآلي للملفات، فعند الشروع ببناء قاعدة بيانات جديدة أو تعديل قاعدة بيانات قديمة، فإن النظام يقوم وفي كل مرة بفتح مجموعة من الملفات التابعة لتلك القاعدة والتي يتم التعامل معها في كل مرة تريد إنشاء قاعدة أو التعديل عليها.

§  سرعة انتشار النظام خاصة وأن الجهتين اللتين تقومان عليه توفرانه بشكل مجاني للمستفيدين، وقلة تكاليف الأجهزة التي يعمل عليها، وهذا يساعد المكتبات ويمكنها من حوسبة مقتنياتها، ولا يتطلب ذلك تكاليف كثيرة.

§  قدرة النظام على استيعاب عدد كبير من التسجيلات تصل إلى 16 مليون تسجيلة، وهذا يعني إمكانية استخدام النظام حتى في المكتبات الكبيرة التي تعد وثائقها بالملايين.

§  سهولة استخدام النظام، حيث يعتمد مبدأ تخاطب المستخدم مع النظام عبر القوائم، فالنظام يتيح للمستخدم الوصول إلى القوائم المطلوبة بكل سهولة ويسر.

§     يمكن استخدام النظام لأكثر من مستفيد في نفس الوقت.

أسئلة حول قاعدة البيانات المستخدمة:-

1-     ما هي العناصر الببليوغرافية التي تشتمل عليها قاعدة البيانات؟

2-     ما نوع المعلومات التي تغطيها قاعدة البيانات؟

3-     ما هي الدوريات التي تغطيها قاعدة البيانات ؟

4-     ما هي لغة قاعدة البيانات ؟

5-     ما هي لغة التكشيف المستخدمة في قاعدة البيانات ؟

6-     هل يتم الاسترجاع بدرجة عالية؟

7-     ما مدى استخدام المستفيدين لهذه القاعدة؟ وما هي أهم المشكلات التي تواجههم؟

توصيف قاعدة البيانات المستخدمة:

هي كشاف محوسب للمقالات المنشورة في الدوريات العربية الموجودة في المكتبة، تزود الباحثين بمعلومات ببليوغرافية للنصوص الكاملة لهذه المقالات والدراسات، وهو ما يطلق عليه خدمة التكشيف.

بلغ عدد التسجيلات المخزنة بقاعدة البيانات المستخدمة حتى تاريخ دراسة هذه التجربة (140.000) مائة وأربعين ألف  تسجيله، تضم المقالات والدراسات المنشورة بالدوريات العربية بمكتبة الكلية، وهي متاحة على أجهزة حواسيب من خلال منظومة CDS/ISIS، ويمكن استرجاع البيانات الببليوغرافية بسهولة ويسر بإتباع إرشادات بسيطة خاصة بالنظام المستخدم.

استخدمت قاعدة البيانات وتزايد الطلب على استخدامها من قبل المستفيدين، ويتم هذا عن طريق بعض العاملين بالمكتبة، أي هم من يقومون بعملية البحث للمستفيدين.أما فئات المستفيدين فهم من طلبة الكلية على المستويين الجامعي والعالي، وكذلك الطلبة الجامعيون وطلبة الدراسات العليا في الجامعات الليبية وموظفو كلية الدعوة الإسلامية.

دواعي إنشاء قاعدة البيانات :-

1-     عدم توفر كشافات شاملة بأي شكل من الأشكال للدوريات العربية.

2-     تطوير نوعية الخدمة في المكتبة بهدف مساعدة الباحثين في الوصول إلى    محتويات الدوريات العربية الموجودة في المكتبة.

3-     المميزات التي تقدمها الكشافات المحوسبة من حيث المرونة والحداثة والسرعة.

4-     تزايد أعداد الطلبة والباحثين في الكلية.

5-     صعوبة وصول الباحثين إلى مبتغاهم من الموضوعات في الدوريات العربية الموجودة بالمكتبة.

6-     تقليل تعرض الدوريات إلى التلف نتيجة البحث العشوائي غير المنظم.

التغطية والشمول:-

تغطي قاعدة البيانات المستخدمة كل الموضوعات المنشورة في الدوريات العربية الموجودة بالمكتبة. أما عن طبيعة الدوريات المكشفة فإن قاعدة البيانات المذكورة تكشف جميع الدوريات الموجودة بالمكتبة، وهي في معظمها دوريات محكمة صادرة عن الجامعات ومراكز البحوث في مختلف مجالات المعرفة الإنسانية.

طبيعة المواد المكشفة:-

تشتمل على جميع الدراسات والبحوث والمقالات المنشورة في الدوريات العربية بالمكتبة. تكشف القاعدة المواد المكتوبة باللغة العربية، ولا توجد معايير محددة لاختيار المواد التي يجب أن تكشف والمواد التي يجب أن تستبعد. مع العلم أن جميع المقالات يتم تكشيفها وإدخالها في الحاسوب، ويستبعد منها الإعلانات.

هيكلية قاعدة البيانات المستخدمة:-

توفر القاعدة البيانات الببليوغرافية الرئيسة للمواد المتمثلة في:-

اسم المؤلف، والمترجم، والمحقق، وعنوان المقال، وعنوان الدورية، وتاريخ النشر، ورقم المجلد، والعدد، وأرقام الصفحات، والموضوع العام، والواصفات.

اسم المؤلف: يتم إدخال اسم المؤلف مقلوباً: اللقب، الاسم الأول ثم الاسم الثاني.

-عنوان المقال: يذكر عنوان المقال كما يظهر في الدورية.

-عنوان الدورية: يذكر كما يظهر على غلافها وعلى صفحة العنوان.

- العدد: يذكر رقم عدد الدورية الذي وردت به المادة المكشفة.

- المجلد: يذكر رقم المجلد الذي وردت به المادة المكشفة وأحياناً رقم السنة بدل المجلد.

- السنة: يذكر تاريخ نشر العدد كما ورد في غلاف الدورية أو صفحة العنوان .

- الموضوع العام: يذكر الموضوع العام الذي يضم المقالة. مثال " سور القرآن " الموضوع العام يكون " القرآن الكريم وعلومه "

- الموضوع: يتضمن الواصفات والمصطلحات التي تصف المحتوى الموضوعي للمادة المكشفة.

لغة التكشيف:-

لغة التكشيف هي اللغة المستخدمة لوصف المحتوى الموضوعي والجوانب الأخرى للمواد في الكشاف وهي اللغة العربية.

أما فيما يخص اللغة المستخدمة في هذه القاعدة فهي اللغة الطبيعية، أي أن البحث يتم في الكلمات الدالة في السياق علماً أن اللغة المبنية بها برنامج القاعدة هي لغة بسكال سي دي أس.

تقدم المنظومة المستخدمة خدمات الإحاطة الجارية للمستفيدين من المكتبة، فيتم إعداد نشرات للإضافات الجديدة شهرياً.

كما تقدم خدمات البث الانتقائي للمستفيدين حيث أعد استبيان بهذا الخصوص لأعضاء هيئة التدريس وأصحاب القرار، وطلبة الكلية وكذلك طلبة الجامعات الليبية ولكل من يرغب في الاستفادة من هذه المنظومة،  فيتم تعبئة الاستبيان من قبل المستفيد يذكر فيه أسمه، وصفته، وعنوانه، وموضوع اهتمامه سواءً العام أو الدقيق، ورقم الهاتف، ويفتح له ملف خاص به، ومن ثم الاتصال به كلما استجد جديد يخص موضوع بحثه.

الجوانب الإيجابية لقاعدة البيانات المستخدمة:-

1-          تغطي الموضوعات التي تهم طلبة الكلية وطلبة الجامعات الليبية المستفيدين من المكتبة.

2-          سهولة الاستخدام والتداول إذا ما اتبع المستفيد بعض التعليمات البسيطة.

3-    قابلية البيانات المستخدمة للنمو بحيث يمكنها تسجيل عدد كبير جداً من المواد   المكشفة يصل استيعابها إلى 16.000.000 تسجيلة.

4-          يمكن إجراء الحذف أو التعديل في قواعد البيانات بشكل يحافظ على بنية متجانسة.

5-    سهولة استرجاع البيانات بأكثر من نقطة وصول مع العلم يمكن الربط بين المصطلحات باستخدام عناصر البحث البولي.

6-          إمكان مشاركة أكثر من مستخدم في الوصول إلى البيانات والتعامل معها.

7-          استخدام المستفيدين للمعلومات المنشورة في الدوريات العربية وزيادة معرفتهم بمحتوياتها.

8-          التقليل من إهدار وقت الباحثين وجهدهم في الوصول إلى المعلومات.

9-          التقليل من نسبة تعرض الدوريات الورقية للتلف.

10-     رفع مستوى الخدمات المعلوماتية في المكتبة.

الجوانب السلبية:-    

1-          لا توجد معايير محددة وسياسة مكتوبة للمواد التي يجب أن تكشف والمواد التي يجب أن تستبعد.

2-         لا تهتم القاعدة بتوفير مستخلصات للمواد المكشفة .

3-         الافتقار إلى رؤوس الموضوعات التي تغطي المحتوى الموضوعي للمقالات.  

4-   افتقار المكتبة برامج لتدريب المستفيدين على استخدام قاعدة البيانات المستخدمة، فإذا ما أراد المستفيد البحث عن موضوع معين يقوم أحد المسؤولين عن هذه المنظومة بعملية البحث وتقديم المعلومات المطلوبة له، ولتفادي هذا ينبغي أن يكون النظام أو المنظومة بين أيدي المستفيدين من المكتبة، ووضع برنامج تدريبي لكيفية استخدامه، وكذلك وضع إرشادات توضح كيفية الاستخدام.

5-   لا توجد مراجعة للتدقيق في المدخلات وتصويب الأخطاء فعند إدخال البيانات يقع البعض في أخطاء، وهذا العمل يحتاج إلى مراجعة دقيقة لتصحيح الأخطاء. ولعلاج هذا يجب أ ن يكون هناك فريق يقوم بمراجعة المدخلات وتصحيحها حتى تكون عملية المخرجات أو عملية الاسترجاع سليمة وجيدة.

6-   لا يمكن السيطرة على التكرار في البيانات، أي يمكن إدخال نفس المقالة مرتين وهذا راجع إلى القاعدة أولاً وإلى الأفراد الذين يقومون بعملية التكشيف ثانياً . فأما بخصوص النظام فهذا راجع إلى المبرمجين فكان يجب عليهم أن يجعلوا النظام لا يقبل نفس المقالة بنفس بيانات المقالة المدخلة سلفاًً. أما فيما يخص الأفراد المكشفين فيجب عليهم التدقيق في المقالات ومراجعة ما تم إدخاله سابقاً تفادياً للتكرار.

7-         عدم تكشيف المقالات باللغات الأجنبية.

8-    من الجوانب السلبية أيضا أنه لا يوجد سجل خاص بهذه التجربة لحصر عدد المستفيدين من هذه التجربة ومعرفة المواضيع الأكثر استخداماً من غيرها،  كذلك معرفة نواحي القصور فيها من خلال ملاحظات المستفيدين لاسيما وأن هذه التجربة جديدة.

وباعتبار تجربة مكتبة كلية الدعوة الإسلامية تعتمد على نظام تكشيف الكلمات الدالة في السياق، فإن هذا النظام له مميزاته وعيوبه فمن مميزاته ما يلي:-

1- يمكن تجهيز عدد كبير من العناوين بسرعة، إذ إن الكشاف يتطلب فقط تحويل البيانات الببليوغرافية إلى شكل مقروء آليًا حتى يمكن للحاسوب أن يجهز أو يعالج البيانات.

2-   أن التجهيز الإلكتروني أقل تكلفة من التجهيز البشري المعتمد على المكشفين المؤهلين.

3-   لا يحتاج  إلى تفسير للمحتوى مما يقود إلى الثبات الكامل، أي لا مجال إلى الخطأ  وأن الكلمة الدالة مأخوذة من النص.

4-   يعكس الكشاف المصطلحات الحديثة، لأن الكلمات المستخدمة نقاط إتاحة هي تلك التي استخدمها المؤلف في عنوانه.

5-   يقدم هذا الكشاف نقاط إتاحة أكثر مما تقدمه الكشافات الموضوعية المطبوعة.

أما عيوب هذا النظام فتتمثل في الآتي:-

1-        لا تشكل العناوين بصفة دائمة تلخيصًا دقيقًا لمحتوى الوثيقة.

2- تشتت مداخل الموضوع الواحد حيث يؤدي عدم التحكم في المصطلحات إلى تشتت الوثائق المتصلة بموضوع معين.

وهناك بعض المشكلات المرتبطة باستخدام هذا النوع من الكشافات لعناوين اللغة العربية منها:-

1-     تكثر في اللغة العربية الكلمات المترادفة الدالة على مفهوم واحد، فالمعنى الواحد قد يأخذ أشكالاً متعددة من الكلمات.

2- بعض المفاهيم تأتي بصيغة الفعل في العناوين مثال ذلك " كيف تصلي أخي المسلم " فالكلمة المهمة في العنوان هي الفعل " تصلي " الدالة على مفهوم الصلاة، فالباحث الذي يرغب في موضوع عن الصلاة قد لا يتوقع أن المفهوم قد يأتي بصيغة الفعل مما يصعب استرجاعه.

3-     اختلاف إملاء الكلمات الدالة على المفهوم الواحد مما يؤثر على عملية الاسترجاع مثل كلمة ببليوغرافيا، وببليوجرافيا.

4-   تعدد معاني الكلمات المشتركة في الرسم أو النطق يصعب تمييز المعنى الصحيح للكلمة إلا في سياق العنوان  كاملاً.

ومع كل هذا فمن المؤكد أن المعالجات الحديثة للحاسوب يمكنها التغلب على مثل هذه المشاكل لإنتاج كشافات فعالة.