إصدارات النادي

  الـــــوثيـقــــة الــعـــربــيـــــة
النوع ــ الهدف ــ المحتوى
أبو السعود إبراهيم
المستخلص
يتناول البحث تعريفاً بالوثائق وأنواعها، وخواصها المادية والمعنوية وطبيعتها وفق المادة المحفوظة عليها، فهناك أسطوانات تسجيل تحمل صوتاً وصورة، وهناك خرائط ورسوم وبيانات•• ويبين البحث طرق إنتاج هذه الوثائق التي يقوم الإنسان بصنعها مع تمييزها عن الوثائق الخام الموجودة في الطبيعة على حالتها، ومن ثم يدخل إلى بنية الوثيقة التي تختلف طبقاً لنوعها من وثيقة إلى أخرى، فهناك الكتب والنشرات الدورية والوثائق غير المنشورة•• ويحدد البحث عمر الوثيقة الذي يرتبط بعدة عوامل كمستوى حداثتها، وملاءمتها للوضع الذي وصلت إليه المعارف وقيمتها الذاتية والمادة التي تقدمها والموضوع الذي تعالجه•
1ـ أنواع الوثائق:
الوثيقة مادة توفر إرشادات أو معلومات، وهي الوعاء المادي للمعرفة وللذاكرة الإنسانية، إلا أنه من الممكن بل ومن الضروري الحصول على معلومات من مصادر أخرى، مثلما يحدث عندما نطلب إرشادات من شخص أو من هيئة، وعندما نشارك في اجتماع أو ندوة، وعندما نزور معرضاً، وعندما نتابع برنامجاً إذاعياً أو تلفازياً• ومع أن هذه المعلومات نفسها موجودة في الوثيقة وتطابقها، إلى حد كبير، إلا أن هذه المعلومات جمعت من مصادر موثوقة مختلفة•
تـوجد أنواع كثيرة من الوثائق، لا بد لخبير المعلومات أن يجيد معرفة خواصها وأن يستطيع تحديد نوعـها حـتى يجـري عـليها المعـالجـة المنـاسبة ويستعملهـا الاستعمـال المناسـب•
2 ـ الخواص
هناك نوعان من الخواص:
2 ـ 1 ـ الخاصية المادية:
مادة صنع الوثيقة، طبيعة الرموز المستعملة، الحجم، الوزن، التقديم، وسيلة الإنتاج، إمكانية مطالعة الوثيقة مباشرة أو ضرورة استخدام آلة لهذا الغرض، موعد الصدور•
ولهذه الخاصية بعض التأثير على الطريقة التي ينبغي اتباعها في معالجتها، فالوزن، والحجم، ودرجة التداول، ودرجة الصلابة، والقدم، ومستوى الصيانة، والندرة أو الكثرة، أو إذا كانت النسخة فريدة، كلها عوامل تحدد كيفية اختيار الوثيقة وطريقة استثمارها•
2 ـ 1 ـ 1 ـ طبيعة الوثيقة: طبيعة الوثائق تدعو إلى أن نميز بين الوثائق النصية وغير النصية، ويشمل كل صنف على أنواع كثيرة من الوثائق•
ـ الوثائق النصية، تقدم معظم المعلومات أو كلها في شكل نص مكتوب لا بد من قراءته• من ذلك مثلاً الكتب والدوريات والمجموعات الإحصائية والبطاقات والوثائق الإدارية ونصوص القوانين والفهارس والوثائق التجارية والبراءات•
ـ الوثائق غير النصية، تشمل على نص في جزء منها، لكنها تقدم أهم المعلومات في شكل آخر يستوجب مشاهدتها أو الاستماع إليها أو معالجتها• ويمكننا أن نذكر في هذا الصدد:
ـ الوثائق المصورة: صور، خارطات، بيانات، رسوم، رسوم بيانية، ملصقات، صور شمسية•
ـ الوثائق الصوتية: أسطوانات، تسجيلات ممغنطة•
ـ الوثائق السمعية البصرية التي تمزج بين الصوت والصورة: أفلام ـ صور شفافية عريضة أشرطة واسطوانات فيديو•
ـ الوثائق المتعددة العناصر والتي تجمع مختلف الوثائق النصية وغير النصية حول موضوع واحد كالكتب على الأسطوانات والمجموعات التربوية•
ـ الوثائق الممغنطة المستعملة في المعلوماتية وهي البرامج التي تسمح بإجراء مختلف الأشغال الحسابية، والفرز والعمليات التجريبية، واستخدام الفهرس وإعداده•
2 ـ 1 ـ 2 ـ المادة: المادة هي الوعاء للوثيقة، وطبيعة الوثيقة ومادتها خاصيتان مختلفتان• قد يكون هناك وثيقة من النوع المصور كالصورة الشمسية، مطبوعة على وعائين مختلفين:على فيلم سلبي أو إيجابي ومسحوبة على الورق أو منسوخة في حالة أخرى• وقد كان الورق، وهو دائماً الوعاء الأكثر انتشاراً، وقد تمكن عبر التاريخ أن يحل محل المواد التقليدية مثل، الحجر، والآجر، والخشب والعظم، والقماش• ثم جاء التطور التكنولوجي بأوعية جديدة تتسع رقعة استعمالها باستمرار مثل البلاستيك (الأسطوانات) والأوعية الممغنطة (الأشرطة الصوتية، أسطوانات الحاسوب وأشرطته، أسطوانات الفيديو وأشرطتها)، والأوعية الكيميائية ذات الحساسية للضوء (الأفلام، الصور الشمسية، الأشكال المصغرة)• ولكل مادة من هذه المواد خواصها الفيزيائية ـ الكيميائية التي تؤثر في أحوال صيانة الوثائق واستعمالها في كل الحالات•
2 ـ 1 ـ 3 ـ طريقة الإنتاج: يمكننا أن نميز في هذا المجال بين الوثائق الخام والوثائق المصنعة• فالأولى هي أشياء وجدت على حالتها في الطبيعة مثل عينات التربة، والمعادن، والنباتات والعظام، والحفريات والأجرام السماوية• أما الثانية فهي أشياء من صنع الإنسان وقد تكون إنتاجاً فكرياً (إنتاج فني، أعمال أدبية أو فنية أو علمية أو تقنية، وثائق•) وقد تصنع يدوياً أو بوساطة الآلات•
وأهم تقنيات الإنتاج هي النقش والطباعة على الحجر، والمطبعة، والاستنساخ، والوسائل الفوتوغرافية والكهربائية والفوتوكهربائية• وقد تستعمل هذه التقنيات لإنتاج محدود أو واسع•
وقد أدى التطور التقني واستعمال المواد الجديدة إلى إحداث تغييرات كثيرة في طريقة إنتاج واستعمال الوثائق المصنعة• وأصبحت وسائل الإنتاج أكثر تنوعاً وبساطة في آن معاً، كما صارت بالتالي أكثر انتشاراً وقوة وهذا من شأنه أن يسمح بتوفير إنتاج أكثر أهمية•
وتسمح وسائل النسخ بإعادة طباعة الوثائق بيسر وبذلك تتضاعف فرص الوصول إلى الوثائق وتوزيعها بعد أن كان ذلك حكراً على أقلية من الناس• أما النشر المصغر، وهو نشر وثيقة في حجم صغير جداً على فيلم أو بطاقة أو ورقة، فهو رغم سلبياته فإنه يتحلى بمزايا هامة تتجلى في ما يوفره هذا النوع من اقتصاد في الوزن والمساحة، ومن يسر في التوزيع والنسخ، وفي ذلك كله تسهيل لعمل وحدات المعلومات وعمليات نقل المعلومات•
يمكن للوثيقة الواحدة سواء كانت نصية أو مصورة أن تكون ذات حجم عادي أو مصغر، ويجب علينا اختيار الحجم الذي يوفر لنا أفضل طرق الاقتناء والصيانة والاستعمال• أما استعمال المعلوماتية في معالجة النصوص والصور والبيانات العددية، فإنه يسمح بمزيد من اليُسر والسرعة في إنتاج الوثائق، لأنه يتم بصفة آلية، وبنقلها عن بعد•
2 ـ 1 ـ 4 ـ أنماط الاستعمال: تشكل أوجه الاستعمال مقياساً رئيساً في مجال تمييز الوثائق واختيارها• فبعض الوثائق يمكن للإنسان أن يستعملها مباشرة، في حين يتطلب استعمال بعضها الآخر أساليب خاصة• لأنه لا يمكن قراءة الوثائق المصغرة بالعين المجردة بل يتحتم الاستعانة بأجهزة قراءة لتكبير الصور• كما لا تستعمل الوثائق السمعية البصرية إلا بوساطة أجهزة عرض الصور ( باستثناء الآلات المكبرة للصور )، أو أجهزة إذاعة الصوت، أو بالاثنين معاً• وللوصول إلى ذاكرة الحاسوب المغناطيسية لا بد من تجهيزات معلوماتية• وعند برمجة استعمال هذا النوع من الوثائق، فإنه من الضروري أن يتوفر لدينا العدد اللازم وأن نستطيع المحافظة عليها في حالة جيدة للاستعمال• وتجدر الإشارة إلى أن تكلفة هذه التجهيزات آخذة في الانخفاض السريع، وقد أصبحت متداولة أكثر فأكثر، وهي بسيطة الاستعمال•
ـ دورية الإصدار: الإصدار من الأمور الهامة، بالنسبة للوثائق النصية• وبعض هذه الوثائق لا ينتج إلا مرة واحدة، وينشر بعضها الآخر في مجموعات تخرج في شكل مجلدات أو نشرات متتالية الصدور على فترات زمنية مختلفة الانتظام• ويشمل هذا النوع مجموعات المؤلفات والتقارير الدورية والمجلات والجرائد• ويختلف بالطبع محتوى كل إصدار لكن شكل الوثائق المادي وعنوانها والكثير من خواصها الأخرى يبقى دون تغيير•
ويطلق على المجلات والجرائد بصفة خاصة لفظ " دوريات " لأنها مبدئياً في أوقات مضبوطة ومنتظمة، تتراوح بين أربع وعشرين ساعة بالنسبة للجريدة اليومية وسنة بالنسبة للدليل السنوي أو التقرير السنوي• ومن الأهمية بمكان أن نعرف موعد صدور المجلات التي نحصل عليها حتى نستطيع مراقبة وصولها•
ـ المجموعات: المجموعات طريقة أخرى لتجميع الوثائق، وفي هذه الحالة ليس من الضروري أن تكون للوثائق مواعيد منتظمة بل يكفي أن يكون لها شكل واحد وأن يتناول بصفة عامة الموضوع نفسه، وأن يكون لها صلة، مع اختلاف المحتوى المحور نفسه الذي تم التعبير عنه بعنوان المجموعة أو بتسميتها الخاصة• وتحمل كل وثيقة من هذا النوع في غـالب الأحيان رقماً مسلسلاً ضمن المجموعة• وعلى غرار مجموعات الوثائق النصية، توجـد مجموعات خاصة بالوثائق الصوتية، وبالصور الشمسية على الورق، وبالشفافية، وغير ذلك•
ـ طريقة النشر: تمكننا طريقة النشر، أيضاً من التمييز بين الوثائق المنشورة والوثائق غير المنشورة، فالأولى تعرض في الأسواق التجارية ويقتنيها كل من يرغب فيها إما من الهيئة التي أنتجتها المتخصصة غالباً في هذا العمل، أي من الناشر، أو من جانب الوراقة (المكتبات)، في حين أن الوثائق غير المنشورة لا تعرض في الأسواق التجارية ويتم توزيعها بأعداد محدودة، وهي تمثل ما يطلق عليها "الأدب التحتي" أو "غير النظامي" ويكون بعض هذه الوثائق مخطوطاً أو مكتوباً على الآلة الكاتبة وبعضها الآخر يتوفر بطرق التصوير أو مطبوعاً، وفي كل الحالات يكون عدد النسخ محدوداً• وغالباً ما تكون هذه الوثائق أوراق عمل أو تقارير تنتظر الإكمال أو التعديل وتكون للاستعمال الشخصي من قبل مؤلفيها أو للاستخدام الداخلي في إطار الهيئات التي تعدها•
ولهذه الوثائق أهمية كبيرة في ميادين البحث والإدارة، ومجالات الإنتاج والخدمات، وتقوم الهيئات الخاصة بهذه النواحي بنشر وثائقها بعد فترات طويلة• وتكمن عادة قيمة هذا النوع من الوثائق في محتواها وجدتها• فهي وسيلة إعلام مطلوبة وقد تكون هي الوسيلة الوحيدة المعتمدة في بعض الميادين• وقد يصعب الحصول على هذه الوثائق لأن إنتاجها مبعثر ولأنها لا تنشر وغالباً ما تكون غير مفهرسة• ويحجب بعضها عن التداول لفترة ما لطابعه السري (السرية العسكرية والسياسية والإدارية والتجارية) ولا يمكن الاطلاع عليها إلا لعدد محدود من الأشخاص المصرح لهم بذلك• أما بعضها الآخر من هذه الوثائق فيحد من تداوله الطريقة التي تنشر بها الوثائق والعدد القليل من النسخ الذي يطبع منه (مثل الأطروحة التي لم تنشر)، ويتم البحث باستمرار عن هذه الوثائق عن طريق الاتصالات الشخصية مع مؤلفيها أو مع الهيئات التي أصدرتها•
وهناك وثائق عديدة لها طابع شخصي وعائلي، تخضع لإجراءات تمنع نشرها قبل حلول أجل معين (خمسة وعشرون أو خمسون سنة)• كما تحفظ عادة لأسباب إدارية أو لإبرازها كدليل عند الحاجة، (الوثائق الخاصة من رسائل ومذكرات وقوائم••) وقد تكتسب هذه الوثائق قيمة تاريخية بمرور الزمن، وذلك بطبيعة الحال لا يمت إلى وظيفتها الأصلية بصلة، ويحدث ذلك أيضاً بالنسبة إلى المسودات وتدوين الأفكار•
2 ـ 2 ـ الخاصية المعنوية:
الهدف، المحتوى، الموضوع، نوع المؤلف، المصدر، طريقة التوزيع، كيفية الحصول عليها، الميزة•
وتسمح الخواص المعنوية للوثيقة بتحديد قيمتها ومقدار فائدتها ونوع الجمهور المستفيد منها وطريقة استعمالها•
2 ـ 2 ـ 1 ـ الهدف: هدف الوثيقة هو السبب الذي أعدت من أجله وهو أمر متغير بطبيعة الحال• فقد يكون الهدف تقديم برهان أو شهادة، وقد يكون الاحتفاظ بنتائج ترتيب على حدث ما، أو التمهيد لوثيقة أخرى أو عرض أفكار أو نتائج أو المعاونة في إنجاز العمل أو مجرد الترفيه• وقد يكون الهدف هو التعليم، والتوضيح، والإعلان، والتعميم (أي نشر المعلومات في شكل مبسط) أو إثبات حقوق شخص أو مجموعة••
2 ـ 2 ـ 2 ـ مستوى الإعداد: إذا انتقلنا إلى مستوى إعداد الوثيقة نجد فارقاً أساسياً بين الوثائق الأولية والثانوية وتلك التي من الدرجة الثالثة•
فالوثائق الأولية (أو الأولى) هي وثائق أصلية من إعداد المؤلف، أما الوثائق الثانوية فهي تتعلق بالوثائق الأولية ولا يمكن أن توجد دونها لأنها تتضمن في الواقع وصفاً للوثائق الأولية• ويمكننا أن نذكر من هذا النوع: الببليوغرافيات، والفهارس والمستخلصات••
ويتم إعداد الوثائق من الدرجة الثالثة انطلاقاً من الوثائق الأولية أو الثانوية، أو منهما معاً• وهي تجمع وتلخص وتعد الخبر الأصلي في شكل مناسب لنوع الجمهور المعني، وذلك مثل: مؤلفات، ملخصات بيانات عما وصلت إليه مسألة ما••
2 ـ 2 ـ 3 ـ المحتوى: يقوم محتوى الوثيقة بالاعتماد على مقاييس مختلفة تتصل بالموضوع الذي تمت معالجته، طريقة التقديم ودرجة تنظيمها وشمولها ومدى توجهها إلى كل الناس أو إلى جمهور مختص، المستوى العلمي، درجة الطرافة والحداثة، عمر المعلومات الواردة التي ترتبط غالباً بتاريخ صدور الوثيقة، شمول الوثيقة لبيانات رقمية في جزء منها بصفة عامة•
كل هذه المؤشرات قيمتها نسبية، فقد لا تأتي وثيقة بأي خبر جديد، ولكنها تقدم المعلومات بطريقة أوضح وأقرب إلى جمهور معين• وقد تكون الوثيقة قديمة تجاوز محتواها الأحداث ولكنها تعد مع ذلك شهادة هامة على عصرها• ولذلك يحسن، في كل نشاط إعلامي أن يتم تحديد مؤشرات محددة لتقييم الوثيقة•
2 ـ 2 ـ 4 ـ الأصل: هناك دور هام للأمور المتعلقة بأصل الوثيقة أي مصدرها ومؤلفها وذلك في مجال طريقة استعمالها• وقد يكون هذا المصدر خاصاً أو عاماً، مجهول الهوية أو معروفاً، فردياً، أو جماعياً، سرياً أو معلناً عنه• وقد يكون المؤلف شخصاً أو مجموعة من الأشخاص، وقد يكون أيضاً شخصاً معنوياً، أي منظمة أو مجموعة من المنظمات، كل ذلك يؤثر في طريقة اقتناء الوثيقة وكذلك في معالجتها وتوزيعها•
ويؤثر الطابع السري لمصدر المعلومات على استعمالها فقد يمتنع صحفي مثلاً عن بيان المصدر الذي حصل منه على المعلومات التي اعتمد عليها• وتبقى مع ذلك هذه الوثائق معترفاً بها، لأن طريقة العمل هذه مقبولة في إطار المسؤوليات الأدبية للمهنة• وخلافاً لذلك فإن رجل العلم يتحتم عليه أن يأتي بالبرهان على ما توصل إليه وأن يذكر مصادره•
كما تأخذ بعض الوثائق صفة العمومية ويتاح التعامل معها لكل الناس، ولكن هناك وثائق أخرى يحدد التعامل معها لأمور تتعلق بالملكية الأدبية أو الفنية (أو الاثنين معاً)، أو الملكية التجارية، أو بعض الحقوق القانونية التي تمنع استعمالها طيلة فترة معينة دون موافقة المؤلف أو الأشخاص المعنيين أو الممثلين لهم، أو دون سداد بعض المبالغ المالية، وهذا من شأنه أن يحد كثيراً من فرص التوزيع•
2 ـ 2 ـ 5 ـ الأنواع: إن أنواع الوثائق المتداولة في وحدات المعلومات هي في الواقع أقل عدداً وتنوعاً من كل الأنواع التي نستطيع وضعها في إطار تصنيف شامل• وتخضع الأنواع التي تقتنيها وحدات المعلومات إلى إجراءات تهدف إلى تسهيل عمليات الانتقاء والترتيب والمعالجة والبحث والتوزيع•
فعلى مستوى شكل الوثيقة نجد عادة الأنواع التالية:
الدراسات التي تعالج موضوع واحد (أحادية الموضوع)، النشرات الدورية، البراءات، الوثائق غير النصية ومن بينها اللوحات المرسومة والخارطات والصور الشمسية، الوثائق الثانوية، الوثائق غير التقليدية• وتحدد أمور اقتناء هذه الأنواع في كل حالة، بالنظر إلى الحاجات والمعالجات الخاصة المزمع القيام بها للموضوع•
أما على مستوى المضمون فتذكر عادة الأنواع التالية:
الوثائق المركزية أو الرئيسة التي تعالج على الخصوص، إن لم يكن حصراً، الموضوعات التي تهم وحدة المعلومات؛ الوثائق الجانبية التي يمكن تصنيفها عند الحاجة إلى مجموعتين هما: الوثائق التي تحتوي عموماً أو إلى حد ما على معلومات مفيدة، والوثائق التي لا تحتوي إلا على النادر أو القليل من هذه المعلومات والتي يمكن الاستغناء عنها بصفة عامة• وعادة ما يتم اقتناء النوع الأول وتتم معالجته عاجلاً ويستنفد بطريقة أسرع مما هو عليه الأمر بالنسبة إلى الوثائق الأخرى• والتمييز بين الوثائق هنا يتم على أساس وظيفي فقط ويرتبط بالحاجات والأهداف•
3 ـ بنية الوثيقة:
تختلف بنية الوثيقة طبقاً لنوعها، كما تختلف أيضاً من وثيقة إلى أخرى، ومع ذلك فهناك سمات مشتركة بينها ككل• وفي بعض الحالات تكون الوثيقة كافية في حد ذاتها وتحتوي على مجموع البيانات الضرورية لمعالجتها• وفي حالات أخرى لا بد من أن ترفق هذه الوثيقة بأخرى توضح هويتها (بطاقة مذكرة، موجز تقرير لعمليات أخذ الصور أو الصوت)•
3 ـ 1 ـ الكتاب (مونجراف):
يتكون عادة هذا النوع (مؤلف ذو موضوع واحد) من غلاف وصفحة للعنوان ومقسم إلى عديد من الأجزاء الفرعية، وهناك فهرس يسمى في بعض الحالات محتوى يوضع في بداية المجلد أو في آخره وإلى جانب هذه العناصر الثابتة، يمكن أن توجد هناك داخل النص رسوم وتوضيحات توجد في أسفل الصفحة أو في نهاية الفصل أو المجلد، وهي تكمل البيانات الموجودة في النص (مراجع، ملاحظات، تعاليق•) ويقوم بكتابة التقديم عادة شخص غير المؤلف، كما توجد هناك مقدمة، توطئة أو تنبيه يحرره المؤلف بنفسه أو يتولاها شخص آخر• ويوضع في بداية الوثيقة أو تذيل به نهايتها• هذه العناصر تتولى كلها تقديم البيانات الأساسية عن المؤلف أو طريقة التأليف والموضوع والأهداف، أو تلخص الكتاب• كما تشمل هذه الوثيقة على ببليوغرافية واحدة أو أكثر في نهاية المجلد أو في آخر كل الفصول، وعلى معجم كشاف للموضوعات والأشخاص والأماكن المذكورة في الوثيقة وعلى ملاحق تتضمن بيانات تكميلية•
3 ـ 2 ـ النشرة الدورية:
تتألف النشرة الدورية من غلاف لا يتغير في كل عدد ولكن قد يتغير خلال فترة صدور الدورية، هذا إلى جانب النص يشمل على العناصر التالية:
ـ فهرس فيه قائمة المقالات وعناصر المتن•
ـ جملة من المقالات قد ترفق بمستخلص وببليوغرافية وقد تشمل على رسوم توضيحية وأمثلة•
ـ وربما يوجد جزء إعلامي عن الهيئة التي تقوم بإصدار الدورية أو بالأبحاث المتعلقة بالمادة التي تتضمنها أو المجال الذي تعالجه•
ـ كما يحتمل أن يدرج جزء ببليوغرافي ـ إعلان أو عرض لآخر ما ظهر من مؤلفات، وتحاليل متفاوته التعمق•
ـ بريد القراء•
ـ إعلانات•
وقد يضاف إلى هذه العناصر افتتاحية، تعد بمنزلة مخاطبة للقارئ، وتكون بإمضاء هيئة التحرير أو الإدارة المشرفة على الدورية والتي تقوم بعرض رأيها في موضوع ما أو في مقالات نشرت في العدد• كما تشمل بعض الدوريات على ملخصات للمقالات بلغات متعددة وربما تحتوي على ترجمة كاملة لمقالات بلغة أو لغتين، هناك دوريات أخرى تتضمن مقالات بلغات عديدة، وهذان الشكلان المعروفان للدورية المزدوجة أو المتعددة اللغات•
وتجمع مرة كل سنة فهارس الأعداد التي صدرت خلال العام، وذلك في جدول للمقالات أو في كشاف يشير إلى الأعداد والصفحات• وقد تجمع هذه الجداول أو الكشافات بدورها كل خمس أو عشر سنوات، وهكذا تتوفر أدوات سريعة ومضمونة تغني عن تصفح المجموعة كاملة للبحث عن مقال أو مؤلف، كما ترقم الدوريات ضمن سلسلة متواصلة أو وفق الأعوام أو المجلدات•
3 ـ 3 ـ الوثائق غير المنشورة:
للوثائق غير المنشورة نظام يختلف عما سبق، خاصة عندما يكون من المفروض عدم الاحتفاظ فيها على حالتها• ويغفل أحياناً عن ذكر البيانات الهامة فيها خاصة المؤلف والعنوان والتاريخ والمصدر، وهي بيانات نجدها في الوثائق المنشورة على صفحات العنوان والفهرس والأغلفة•
3 ـ 4 ـ الوثائق غير النصية:
كثيراً ما يتغير شكل وبنية الوثائق غير النصية، حيث إن ذلك يرتبط بطبيعة الوثيقة وبموضوعها ومحتواها• ويلاحظ أن بعض هذه الوثائق بسيط (صورة شمسية لشيء واحد مثلاً) وبعضها الآخر معقد (مثل الفيلم الصوتي الذي يشرح كيفية تربية حيوان ما) وتثار دائماً القضية المتعلقة بطريقة التعريف بهذا النوع من الوثائق، لأنه أحياناً على الوثيقة عنوانها ومصدرها وأجزاؤها والبيانات على حافظة الوثيقة، وفي بعض الحالات تستعمل الطريقتان في آن واحد فتتكامل حافظة الوثيقة مع بطاقتها، وقد تستعمل لنفس الغرض وثيقة ملحقة (وهذا شأن الخام وبعض الوثائق المادية والأفلام السلبية أو الصور الشمسية المطبوعة على الورق) ففي هذه الحالة تتولى الوثيقة الملحقة بيان طبيعة الوثيقة الأصلية وتاريخ ومكان الحصول عليها أو إنتاجها أو أخذ صور لها••• أما الخارطات والمخططات والبيانات الخطية فهي تحمل علاوة على الرسم ذاته بيانات تتعلق بالعنوان وربما أيضاً بالمؤلف والتاريخ والمصدر والمطبعة أو الناشر، كما تحمل شروحاً أو تتضمن قائمة تفسير الرموز والألوان المستعملة وتوضح القياس المستخدم، الذي يبين نسبة المقاييس الحقيقية إلى المقاييس الموجودة على الخارطة أو المخطط•
بعض الوثائق، مثل القوانين والأحكام العدلية والتقارير الدورية ومشروعات البحث•• وتشمل غالباً على العناصر نفسها التي تتكون منها الوثيقة والتي تقدمها في ترتيب ثابت• 3 ـ 5 ـ الأجزاء:
وتتفاوت أجزاء في قيمتها وفي مدى سهولة عمليات التعريف بها ومعالجتها• ونشير بصفة عامة إلى الأجزاء الأكثر ظهوراً وكثافة مثل الأغلفة والصفحات التي تتضمن المستخلصات أو قوائم المحتويات• وتوجد عادة كل الإرشادات التي نحتاجها، في أماكن محددة تحددها القواعد أو طبيعة الاستخدام (يوجد التاريخ مثلاً في بداية الوثيقة تماماً أو في نهايتها)• ويدل عادة عنوان الوثيقة واسمها على هويتها غير أنه كثيراً ما يعتريهما الالتباس أو الغموض، أو يوجد فيهما نقص وعندئذ نحتاج إلى إكمال بياناتهما من مصادر أخرى•
فبالنسبة إلى الوثائق النصية يعتمد الغلاف وصفحة العنوان وقائمة المحتويات وعناوين الفصول والأجزاء والفقرات، ويوفر ذلك بسرعة فكرة شاملة وإمكانية للتعرف على أجزاء النص• ويستفاد من الفهرس إلى جانب ذلك في عملية ضبط الموضوعات والخلاصات والمقدمات والتقديمات والتوطئات•• وللحصول على نظرة إجمالية عن الوثيقة وعن موقفها من الموضوع وأغراضها• أما التقديم العام والببليوغرافيات والرسوم، فإنها تبين الطريقة المستعملة في معالجة الموضوع• أما فيما يتعلق بالوثائق غير النصية فيرجع أولاً إلى البيانات التي تتضمنها حافظتها وإلى العلامات التجارية والبطاقات وتاريخ التسجيلات• لكن لا بد من استكمال ذلك بدراسة الوثائق المصاحبة لها أو الفهرس وكذلك الوثائق التجارية التي تقدم الوثيقة المعنية مع الكثير من التفاصيل المتعلقة بها في بعض الأحيان•
ولا بد أيضاً من تصفح الوثيقة ذاتها عامة وهو غالباً ما يكون الوسيلة الوحيدة للتعرف على الوثائق غير النصية كما يعد دائماً بالنسبة لكل الوثائق، وسيلة ضرورية تستخدم على أقل تقدير في عمليات للتثبيت أو لإجراء معالجات أكثر عمقاً•
3 ـ 6 ـ الوحدة الوثائقية:
الوحدة الوثائقية هي جزء من وثيقة، ويحدد شكلياً حتى يمكن معالجته في وقت لاحق، مثل: الوصف الببليوغرافي، ووصف المحتوى، واختزان المعلومات والبحث عنها، والنشر• فالوثيقة تمثل فعلاً وحدة مادية، ولكنها قد تشمل على معلومات ذات طبيعة مختلفة، أو على موضوعات متعددة قد يكون من المفيد فصل كل منها عن الآخر• ويؤدي ذلك العمل في بعض الأحيان إلى تحديد جزء أو أجزاء يمكن إفرادها من الوثيقة (فصل من كتاب مثلاً أو مقال من دورية، أو جدول، أو ملحق أو خارطة••) على أن ذلك ليس ممكناً دائماً• والشيء الوحيد الذي يجب الانتباه إليه عند تقسيم الوثيقة إلى ذلك، هو الحرص على أن تكون الوحدة قابلة للاستعمال من جديد عند الحاجة•
يقوم كل نظام توثيقي بوضع قواعد خاصة به للتعريف بالوحدات الوثائقية سالفة الذكر وذلك في الأمور التي تتعلق بالمحتويات، ومستوى التحليل المطلوب، وحاجات المستفيدين والإمكانيات العملية• وتتم معالجة الوحدات كأنها وثيقة قائمة بذاتها مع الإشارة دون شك إلى الوثيقة الأصلية التي تضمنتها والتي تخضع بدورها لمعالجة خاصة•
3 ـ 7 ـ الشروط:
لكي يصبح إنتاج معين وثيقة صالحة للإعلام ولنقل المعارف، لا بد أن تتوفر فيه بعض الشروط الضرورية منها:
3 ـ 7 ـ 1 ـ أن يكون هذا الإنتاج أصيلاً، وأن نستطيع، في حدود ما توفر من بيانات، التثبت من أصله (مؤلفه، مصدره، تاريخه عند الاقتضاء)•
3 ـ 7 ـ 2 ـ أن يكون موثقاً، يمكن اعتماده، ويمكن كذلك التأكد من صحة المعلومات التي وردت فيه، وذلك إما عن طريق ما قدمه من أدلة وبراهين أو بالرجوع إلى الأصول (بإعادة التجربة أو إجراء العمليات الحسابية مثلاً)•
3 ـ 7 ـ 3 ـ أن يكون الوصول إليه على قدر الإمكان، أي أن يمكن تحديد موقعه، والحصول عليه عن طريق الإعارة أو الاقتناء أو النسخ، وذلك بصفة قانونية، بمعنى آخر أنه يمكن على الأقل إتاحة الحصول عليه لجمهور معين•
وتختلف قيمة الوثيقة، من ناحية حداثتها، من مستفيد إلى آخر• وينبغي أن يتم تحديث الموضوعات بالبيانات الجديدة، كما أنه لا بد من الحرص على تحديث المعلومات كلما حدث تطور في الميدان وتوفرت بيانات عن ذلك لدى وحدة المعلومات• ويتطلب البحث التاريخي الرجوع إلى وثائق الفترة التاريخية المعنية، وكما يتطلب أيضاً الاستفادة من المعلومات الحديثة التي توفرت للموضوع•
وترتبط درجة صلاحية الوثيقة بالصلة التي يمكن تحقيقها بين الموضوع الذي تتم معالجته وطريقة المعالجة من ناحية وبين المجال الذي تخدمه وحدة المعلومات وحاجات المستفيدين من ناحية أخرى• وبقدر ما تكون متينة تكون الوثيقة صالحة أو مناسبة للنظام•
4 ـ عمر الوثيقة:
يرتبط عمر وثيقة ما أو وحدة ثقافية بذاتها بقيمتها الذاتية وبالمادة التي تقدمها أو الميدان الذي تعالجه (نظراً لتغير الواقع وتجدد المعارف بدرجات تتفاوت سرعتها• نجد مؤلفاً فلسفياً يبقى صالحاً قرون طويلة، على حين قد لا يبقى وصف آلة ما صالحاً إلا لسنوات معدودة لا تكون فيها الآلة قد تغير تركيبها بشكل كبير)، كما يرتبط عمر الوثيقة بمستوى حداثتها، ومدى ملاءمتها للوضع الذي وصلت إليه المعارف، وأيضاً بأهداف وحدة المعلومات وحاجات المستفيدين منها• هذا ويمكن، بوساطة الطرق الإحصائية، تقييم مدى استعمال وثيقة معينة أو نوع من الوثائق وأن نحدد عمر الوثيقة قليلة الشهرة أو الجديدة، ثم على فترة استعمال أخرى تتفاوت قوتها من وثيقة إلى أخرى، وأخيراً على فترة يقل فيها الاستعمال ثم يأتي الوقت الذي لا تكون فيه للوثيقة أية قيمة سوى القيمة التاريخية•
ويمكن بدقة تحديد مدة حياة بعض أنواع الوثائق لأنها تفقد قيمتها عند صدور كل نشرة جديدة في المجال الذي عالجته• من هذه الوثائق الحوليات والمعايير والفهارس والمنشورات والصحف التي تربط مدة حياتها بالأحداث التي تقع•
5 ـ تعريف بأهم أنواع الوثائق:
5 ـ 1 ـ الاستعراض: عرض أو بيان أو تقرير حول حدث وقع، أو هو تحليل نقدي لعمل تم تأليفه•
5 ـ 2 ـ الأسطوانة: قرص من البلاستيك لتسجيل ونسخ الأصوات•
5 ـ 3 ـ الأطروحة (الرسالة الجامعية): بحيث يقدم إلى مؤسسة جامعية (كلية) للحصول على درجة جامعية•
5 ـ 4 ـ الأطلس: مجموعة مصنفة من الخرائط، وبتعريف أوسع مجموعة لوحات ومحفوظات ورسوم بيانية (تعريف المنظمة العربية للمقاييس ASMO)•
5 ـ 5 ـ الأعمال: مشروعات النشر، أو عروض المناقشات والمحاضرات العلمية التي ألقيت في مؤتمر•
5 ـ 6 ـ بطاقة وصفية للفيلم: بيان وصفي يتضمن معلومات تصاحب الفيلم وتستخدم في تسهيل مهمة تركيب الفيلم والتعليق عليه•
5 ـ 7 ـ التركيب الصوتي (المونتاج): تجميع تسجيلات متفرقة بهدف عرضها بطريقة مسترسلة•
5 ـ 8 ـ التقرير:
1) وثيقة تحتوي على نتائج بحث أو دراسة•
2) وثيقة تحتوي على عرض لأنشطة هيئة خلال فترة معينة (تقرير النشاط)•
5 ـ 9 ـ الجريدة: نشرة تصدر على فترات زمنية قصيرة جداً•
5 ـ 10 ـ الجزء (الأخبار): إصدارة أو جزء من عمل أو دورية تنشر على أجزاء قد تكون بصفة استثنائية، قسم من تقسيم للعمل قام به المؤلف أو المحرر (تعريف المنظمة العربية للمقاييس ASMO)•
5 ـ 11 ـ الحوليات:
(1) كتاب يعرض الأحداث في ترتيب تاريخي سنة بعد أخرى•
(2) عناوين المجلات والنشرات الدورية التي تعالج الأحداث•
5 ـ 12ـ الخارطة الموضوعية: وثيقة يتم إعدادها بناء على دراسة خاصة، وتحتاج إلى إعداد تفسيرات وتتطلب تأويلاً وتحليلات، أو مادة مكتوبة تتعلق بموضوع معين•
5 ـ 13 ـ الدراسات ذات الموضوع الواحد: عمل فكري يكون وحدة، ويصدر في مجلد واحد أو أكثر، وقد يصدر مرة واحدة أو يستمر صدوره خلال فترة محدودة، وفق مخطط يوضع لذلك الغرض سلفاً•
5 ـ 14 ـ الدورية: مطبوع مسلسل يبحث عادة في موضوع متخصص أو أكثر، يراد له أن يوفر معلومات عامة، علمية أو فنية• (تعريف المنظمة العربية للمقاييس ASMO)•
5 ـ 15 ـ الرسم البياني: بيان يتم بطريق الرسم أو أي طريق مماثل ويعرض كل المعلومات المعطاة أو التي تم التعرف عليها•
5 ـ 16 ـ الرسم البياني الوظيفي: وثيقة تعرض الأجزاء المختلفة لجهاز والمسارات والدوائر الخاصة بها، وكيف تقوم بعملها ويستخدم في ذلك رموز خطية معترف بها للمصطلحات الرياضية، تسمح بتحديد الخصائص الوظيفية للعناصر المختلفة•
5 ـ 17 ـ الرسوم التوضيحية: رسوم أو صور تتخلل نص الوثيقة ويشملها ترقيم الصفحات أو الأوراق (تعريف المنظمة العربية للمقاييس ASMO)•
5 ـ 18 ـ الرشمة: صورة مطبوعة على الورق بعد حفرها على الخشب أو المعدن أو الحجر•
5 ـ 19 ـ الرمز: يعطى هذا الاسم إلى بعض قوائم المصطلحات الوثائقية التي تحدد فيها المفاهيم عن طريق نظام خاص للرموز•
5 ـ 20 ـ السحب المستقل: نسخة من مقال تسحب بالشكل الذي نشر به ضمن دورية أو مصنف•
5 ـ 21 ـ السلسلة (المجموعة): مطبوع المسلسل يتألف من مجموعة مجلدات مرقمة أو غير مرقمة، يكون لكل مجلد منها عنوانه الخاص به وتجمع تحت عنوان مشترك وتصدر لفترة غير محدودة (تعريف المنظمة العربية للمقاييس ASMO)•
5 ـ 22 ـ الشريط الممغنط: شريط رقيق من البلاستيك لين تغطيه طبقة من أكسيد معدني ويسجل عليه الصوت بوساطة آلة تسجيل• ويمكن أن يكون على شكل بكرات مختلفة الأحجام أو أقراص أو أشرطة معبأة مختلفة الأحجام•
5 ـ 23 ـ الصورة: لمعلومات تتم بوساطة الأشعة، وتكون عادة عن طريق الاستعمال البصري (تعريف المنظمة العربية للمقاييس ASMO)•
5 ـ 24 ـ طبعة تجريبية: (Perprint) طبعة في عدد محدود من النسخ تعد لعمل فكري، ويتم توزيعها قبل نشر نصه النهائي•
5 ـ 25 ـ العرض (المداخلة): عرض شفوي أو مكتوب يقدم في لقاء علمي•
5 ـ 26 ـ العلامة التجارية: علامة رمز يسمح بتمييز منتجات أو خدمات شركة•
5 ـ 27 ـ شريط الفيديو: (أو الشريط الممغنط لتسجيل الصور) هو شريط خاص ممغنط تسجل عليه إشارات بصرية وسمعية، ويمكن استعادة سماعه أو مشاهدته (تعريف المنظمة العربية للمقاييس ASMO)•
5 ـ 28 ـ الفيديو كاسات: شريط ممغنط تسجل عليه إشارات بصرية وسمعية، ويعرض باستعمال آلة العرض على شاشة جهاز التلفاز•
5 ـ 29 ـ الفيلم: سطح حساس مصنوع من مادة لينة وشفافة في شكل شرائح أو أشرطة أو بكرات (تعريف المنظمة العربية للمقاييس ASMO)•
5 ـ 30 ـ الكاسيت: وعاء من البلاستيك لشريط صوتي، فيلم سينمائي أو فيديو•
5 ـ 31 ـ الكتاب: جملة الأوراق المطبوعة والمجمعة في مجلد•
5 ـ 32 ـ الكينوسكوب: فيلم فضي، يتم الحصول عليه عن طريق النقل من برنامج الفيديو•
5 ـ 33 ـ اللوحة: رسم يمثل إضافة على النص، ويكون غير مدرج في صفحات التأليف•
5 ـ 34 ـ المجموعة: وثيقة تجمع معاً وتحت عنوان مشترك أعمالاً كتبها أو حررها مؤلف واحد أو أكثر عن موضوع واحد أو أكثر (تعريف المنظمة العربية للمقاييس ASMO)•
5 ـ 35 ـ المحفوظات: مجموعة وثائق، غير جارية، منتقاة وغير منتقاة يحفظها المسؤولون عن إنشائها أو من يليهم في الوظيفة لاستعمالهم الخاص ويحفظها مركز محفوظات (أرشيف) مناسب نظراً لقيمتها الذاتية•
5 ـ 36 ـ المدونة:
(1) قائمة مصطلحات مصنفة مستعملة في علم أو تقنية أو فن تم ترتيبها ترتيباً متسلسلاً•
(2) قائمة مركبة لأجزاء موجودة في مجموعة•
5 ـ 37 ـ المستخلص: هو تقديم قصير لمحتوى الوثيقة ـ يحتفظ فقط بالأجزاء التي تبدو أساسية ـ دون تفسير أو نقد• (وفق تعريف المنظمة العربية للمقاييس - ASOM•)
5 ـ 38 ـ مطبوع التكريم: مجموعة تنشر تكريماً لشخص أو مؤسسة بمناسبة ما أو تخليداً لذكرى شخص ما (وفق تعريف المنظمة العربية للمقاييس - ASOM•)
5 ـ 39 ـ المعجم الوثائقي: جملة المفردات المستعملة للتعريف بالمفاهيم عند عرض الوثائق المتعلقة بمجال معين•
5 ـ 40 ـ المقتطف: نص يتكون من جمل مختارة من الوثيقة (وفق تعريف المنظمة العربية للمقاييس - ASOM•)
5 ـ 41 ـ الموديل (نموذج): مثال مصغر لآلة أو جهاز أو مشهد أو إنتاج فني•
5 ـ 42 ـ المؤلف (عمل فكري): نص علمي أو تقني أو أدبي يمثل وحدة ببليوغرافية•
5 ـ 43 ـ النبذة: ملخص قصير عن عمل فكري يقوم المؤلف عادة بإعداده•
5 ـ 44 ـ النشرة الإعلامية: (news letter): تطلق هذه التسمية على بعض النشرات الدورية التي تتولى عرض أنشطة جمعية أو إدارة لإعلام أعضائها•
5 ـ 45 ـ نشرة التحليل والمستخلصات: كل نشرة دورية تحتوي على مجموعة من المستخلصات لعناوين معينة وتعرض غالباً وفق الموضوع•
5 ـ 46 ـ النشرة الرسمية: كل نص صادر بشكل مجلد أو كتيب أو دورية عن حكومة أو شركة دولية أو هيئة عالمية•
5 ـ 47 ـ نشرة قابلة للإضافة: نشرة تسمح طريقـة تجـليدها بإضافـة أو استبدال صفحـات إضـافيـة أو أخـرى لتحـديث البيانات• (وفق تعريف المنظمة العربية للمقاييس ـ ASOM•)
5 ـ 48 ـ النموذج: المثال الأول أو النسخة الأولى لآلة أو جهاز أو عمل فني•
5 ـ 49 ـ الوضع الحالي للموضوع: (أو تأليف حول الموضوع) تقرير حول ما وصلت إليه الأحوال في مسـألـة أو مجـال، يتم إعداده عن طريق تقييم الأدب الصادر خـلال فترة محددة•
5 ـ 50 ـ الوثيقة: مجموعة مكونة من وعاء للمعلومات والبيانات المسجلة في هذا الوعاء أو عليه، ويمكن أن تعامل كوحدة في عملية التوثيق (وفق تعريف المنظمة العربية للمقاييس ـ ASOM•)
5 ـ 51 ـ الوعاء المثقب: (بطاقة شريط) هو وعاء من الورق سجلت عليه الأرقام والحروف على شكل ثقوب•